تبلیغات
مـــــدیـــــــــریت دولتـــــــــــــی - زاهكارهای مدیریت زمان
 

مدیریت زمان

 نكاتی مهم در مورد مدیریت زمان و چگونه زمان را مدیریت كنید به شرح ذیل ارائه می گردد. 

 ۱-   از وقتهای آزادتان بهره ببرید ،زمانی كه در سالن انتظار ،در وسایل نقلیه عمومی و. . . بیكار هستید، نگذارید وقتتان هدر شود.بطور مثال روز خودرامجسم كنید،احتمال زمان مرده راتخمین بزنید  كارهای ساده وسبك مانندخواندن، نوشتن، چك كردن ایمیل ها (بوسیله گوشی همراه و نت بوك) انجام دهید .یك آیپاد یا دستگاه  mp3این امكان را به شما میدهدتادر هر جایی بتوانید یك سمینار یا یك كنفرانس را دنبال كنید. همیشه كتاب به دست به گردش بروید،یك قلم و همچنین یك دفترچه نیز همراهتان باشد . به این ترتیب هیچ وقتی از شما هدر نمی رود.

مدیریت زمان

 2-     مفهوم و تصور دقیقی از ارزش یك ساعت وقتتان داشته باشید،هر سال آنرا محاسبه كنید و متناسب با آن،زمانی را كه مسیولیت كار را به كس دیگری واگذار كرده اید ارزیابی كنید.

3-   وقتی كه كار میكنید به سرمایه گذاری در وقت نیز توجه داشته باشید-زیرا سرمایه گذاری در وقت بی ارتباط در پول وتفریح نیست !  خطر ممكن : اگر كار ،تفریح و زندگی خانوادگی را از هم مجزا نكنیم ،با خطر "كار كشنده" مواجه می شوید.

4-   زندگی كوتاه است و كسی ثروتش را از این دنیا با خود نمی برد،پس زندگیتان را مطابق میل خودتان بسازید ،همین الآن ، نه فردا ! و با خود بگوئید "من میخواهم در هر لحظه ای بدون تأسف و افسوس این دنیا را وداع گویم."

5-   وقتی با كسی قرار دارید به او بگوئید چه مدت زمان را میتوانید به او اختصاص دهید ، با مشخص كردن محدودیت زمانی این نشست خود به خود طوری شكل می گیرد كه بیش از حد طولانی نشود وبدین ترتیب از اتلاف وقت جلوگیری می شود.

6-   فقط یك فهرست روزانه یا ماهانه از كارهایی را كه می خواهید انجام بدهید كافی نیست،بلكه فهرست های كامل شده را نگه دارید و مدام آنهارا تجزیه و تحلیل كنید و اگر لازم باشد تغییراتی در آنها ایجاد كنید.

7-   یك لیست از تلفن های پر تماس ، فهرستی از اقامتگاه ها ، هتل ها ، رستوران ها و مراكز درمانی به جای یك مجموعه كامل كه صرفاٌ بر اساس حروف الفباست،در دفترچه تلفنم داشته باشید.

8-   همیشه به خودتان بگوئیدمدت زمانی كه معمولاٌ برای انجام یك كار در نظر گرفته شده یك محدودیت ذهنی است كه میتواند مورد تجدید نظر قرار گیرد.

9-    ایمیل هایتان را در سه خط بنویسید . (به صورت خلاصه)

10-  هر روز كارهایتان را به نحو احسنت و كامل انجام بدهید و آنرا به روز بعد موكول نكنید.

11-   قسمت های مهم كتابها ، روزنامه ها یا اسناد را كپی یا اسكن كرده و آنهارا بر اساس موضوعشان در پرونده های مربوطه دسته بندی كنید.

12-  یك سبد كاغذی بزرگ داشته باشید ، وهیچ حدی برای وزن چیز هایی كه در آن می اندازید قایل نشوید.اگر كتابی ، سالنامه ای و یا پرونده ضخیمی دیگر به كار نیایند،در این سبد بیندازید.

13-دور افراد منفی و خسته كننده را كه موجب سر دردتان میشوند را خط قرمز بكشیدو دنبال متضاد آن بگردید : روابط پویا ، اصلاح گر ، مشوق و تازه .

14-برای پاداش اهدافی كه به آن رسیده اید ،برای خود یك تفریح ترتیب دهید.

15- همیشه از افرادی كه باعث بروز مشكلی میشوند بخواهید كه خودشان راه حل هایی ارائه دهند.

16- قبل از دادن جواب "بله" از خودتان بپرسید كه آیا واقعاٌ تمایل به انجام این دارید ؟

17-بر مبنای جمله "اگر چیزی را در زندگی دوست ندارید آنرا تغییر دهید" از تغییر های بزرگ در زندگی واهمه ای نداشته باشید .

18-با خودتان رو راست باشید ، ضعف ها نواقص و اشتباهاتتان را بپذیرید .این كار باعث میشود وقت زیادی پس انداز كنید ،زیرا اثبات خلاف آن وقت و انر‍‍ژی زیادی میگیرد كه بی فایده نیز هست .

19-  از زمانهای خالی استفاده كنید، مثلاٌ در هنگام بیخوابی بنویسید و . . .

20- همیشه به بهترین متخصص ها مرا جعه كنید .اگر آنها واقعاٌ خوب باشند،حتی اگر مراجعه به آنها پر هزینه باشد ، موجب صرفه جویی در پول می شود.

21-  به كارمندانتان بگوئید كه آنها باید خودشان پول حقوقشان را در بیاورند .

22- هر چیزی را سر جای خودش بگزارید .

23- هر شب سطل زباله تان را خالی كنید نگرانیهایتان را نیز روی كاغذبنویسید،این كار روش دیگری برای خالی كردن سطل زباله ذهن است.

24-  دفترچه هایی داشته باشید كه در آن هر چیزی را بسته به موضوعش یادداشت كنید . یك دفترچه نسبت به كاغذ های جدا از هم ارجحیت دارد ، چون راحت تر میتوان از آن استفاده كرد .

25-  تا جایی كه امكان دارد وقوع احتمالی مشكلات و نیز واكنش خود را در این مواقع پیش بینی كنید . احتمال شكست را در نظر بگیرید .

26-وقتی اشتباهی رخ میدهد ، علتش را بیابید و طوری عمل كنید كه دیگر هیچ وقت تكرار نشود .

27-  اغلب از تعطیلا تتان استفاده كنید ، این كار شما را وادار میكند قبل از حركت كار را تمام كرده یا مسئولیتش را به كسی واگذار كنید .تعطیلات به شما ایده های جدید و تازه میدهد و موجب میشود انرژیتان را باز یابید ،انگیزه لازم برای تلاش در جهت موفقیت را در شما ایجاد میكند و موجب پیدایش خون تازه ، نگاهی نو و . . . در وجودتان میگردد .

28-   با خود بگوئید : شركت من در خدمت من است نه برعكس .مدیریت زمان در خدمت من است برای لذت و خوشی من . من برده آن نیستم . من به ندای درونم ،الهاماتم و آرزوهایم اهمیت می دهم .

29- تمام چیز هایی كه ضروری نیستند بی فایده اند" . هنگامی كه كار ها اجبار ها و . . . احاطه تان میكند ، این جمله را زمزمه كنید: زیبایی یك گل ، بوی شیرینی ، لذت بردن از یك منظره زیبا و . . . برای زندگی كردن من ضروری هستند .من میدانم چه چیز هایی برای اعمال و اخلاق خوب من لازم است .

30-  از نگرانی ها كه جونده های اصلی زمان هستند دوری كنید  و به ضمیر نا خود آگاه خود اطمینان داشته باشید .

31-بجای ملاقات های حضوری تلفن بزنید یا ایمیل بفرستید .مسائل را بازگو كنید به جای آنكه در دل  خودتان نگه دارید . قبل از رفتن به جایی تماس بگیرید تا بفهمید چیزی كه میخواهید دارند ، یا اینكه آیا قرار ملاقات هنوز پا بر جاست و . . .

32-   یادداشت هایتان را به این ترتیب بنویسید : با رعایت نقطه گذاری  به ترتیب ، با حروف بزرگ ، با خط كشیدن زیر مطالب ، با مقصد ها ، با كپی و . . . زیرا اینطوری خواندن و فهم آنها آسان تر    می شود .

33- در برخی "خبر نامه های اینترنتی" یا مجلات قسمت های جالب آنها را جدا كنید و بقیه را دور بریزید .

34- برای حمام رفتن كه نوعی تفریح ولذت به شمار میآید وقت بگذارید .همینطوربرای تفریح های دیگر . روزتان را با تفریح و لذت پیش ببرید.

35- برای خودتان جایزه و هدیه در نظر بگیرید .

36- خودتان را از ترس از نگاه دیگران نجات دهید .

37- یاد بگیرید بین مسائل مهم و مسائل جزئی تمایز قائل شوید .

38-  كار هایی را كه باید انجام شوند ، دسته بندی كنید .

39- هنگام نوشتن از علامات اختصاری استفاده كنید .

40-  وقتی برای كوه روی به كوهستان می روید ، توقف ها نیز به اندازه قدم برداشتن ها ارزش دارند .هنگامی كه به سمت قله میروید از مناظر لذت ببرید ، و این لحظه های مثبت را در ذهنتان حك كنید .

41-به صدای ضربان قلبتان گوش كنید ، به آن احترام بگذارید ، با او سخن بگوئید وقرار هایی با او بگذارید .

42-  قراردادهایی ببندید:باخودتان وبادیگران . برای تمام احتمال هایی كه ممكن است روی دهدونیز برای مواردی كه میخواهیدتغییرشان دهید.

43-   از قانون پارتو / pareto  حد اكثر بهره را ببرید :" 80 در صد نتیجه از20 در صد كار حاصل میشود"

44-   هر روز تلاش كنید مدت زمان تمركزتان را افزایش دهید ، می دانیم كه این كار با تمرین ، تمركز كامل،بدون وقفه،به مدت سه ساعت امكان پذیر است . " مطالعه ای  كه توسط خبرنامه ای آمریكایی انجام شد،حاكی از این بود كه بطور متوسط، مدیران 10 دقیقه پرونده ای را بررسی میكنند،20دقیقه روی آن متمركز می شوند و سپس 10 دقیقه خستگی در میكنند ودر مجموع از این 40 دقیقه ، 50 درصد زمان بیهوده و بی حاصل می ماند .

45-   همیشه وقتی كه بروز مشكلی را به شما اطلاع میدهند ،به منبع خبر مراجعه كنید بدین ترتیب صرفه جویی بزرگی در زمان میشود .

46- الگو ها و مربیانی داشته باشید كه مراجعه به آنها ، باعث پیشرفتتان گردد .

47-   بجای آنكه بر خلاف جریان حركت كنید در مسیر آن پیش بروید .اگر مشكلی بوجود آمد از خودتان بپرسید كه آیا من در خلاف جهت معمول حركت نمیكنم ؟ از جودوی ذهنی (judo mental) ، یعنی هنر استفاده از نیروهای بیرونی و تحت تأثیر قرار دادن آنها در جهت دلخواهتان استفاده نمائید .

48-  تمتم كتابها و ebook  هایی كه مربوط به زمان است را مطالعه كنید .

49- از تكنیك تند خوانی استفاده كنید .

50-  به هر چیزی با دید تازه ای بنگرید.

مترجم : ناهید مؤمن خانی           منبع : کتاب مدیریت زمان کریستین گادفری          




طبقه بندی: مهارت های مدیریتی،

تاریخ : 14 مهر 91 | 16:23 | نویسنده : شمسی زاده | نظرات
.: Weblog Themes By VatanSkin :.